شیرپوینت آنلاینمدیریت شیرپوینت
معرفی
همانطور که سازمانها به سمت فضای ابری حرکت میکنند، متخصصان IT موظف میشوند تا اشتراکهای فایل/محتوای درونمحلی SharePoint خود را به SharePoint Online انتقال دهند. در این مقاله، ابزار Metalogix Content Matrix را برای انتقال به شیرپوینت آنلاین بررسی خواهیم کرد.
Content Matrix Console
Content Matrix Console – SharePoint Edition یک client application است که برای انتقال لیست های شیرپوینت، library ها و حتی کل sitecollection/site های شیرپوینت استفاده میشود. این انتقال ها را می توان در همان نسخه شیرپوینت یا بین دو نسخه جداگانه شیرپوینت انجام داد. هر سایتی را می توان به یک site collection ارتقا داد. به همین ترتیب، هر site collection ای را می توان برای تبدیل شدن به یک sub-site در طول فرآیند انتقال کپی کرد.
Supported Source Systems
- Office 365-Dedicated (2013 & 2010)
- SharePoint Server 2016
- SharePoint Server 2013
- SharePoint Foundation 2013
- SharePoint Server 2010
- SharePoint Foundation 2010
- Office SharePoint Server 2007 & WSS 3.0
- SharePoint Portal Server 2003 & WSS 2.0
- Exchange PST files
- eRoom (versions that include the eRoom XML API)
- Wikis & Blogs
- All HTTP-accessible (or HTTPS) static websites such as ASP, PHP, ASP.NET, or HTML
- File Shares
Exchange Public Folders (from Exchange 2007, 2010)
Supported Target Systems
- SharePoint Server 2016
- SharePoint Server 2013
- SharePoint Foundation 2013
- SharePoint Online (Office 365)
- Access – Mobile: Access via an IMAP server
- SharePoint Server 2010
- SharePoint Foundation 2010
- Office SharePoint Server 2007
- Windows SharePoint Services 3.0
Office 365 Dedicated (2013 & 2010)
نصب و راه اندازی
Content Matrix Console – SharePoint Edition را می توان بر روی هر رایانه ای که الزامات سخت افزاری و نرم افزاری اولیه را برآورده می کند نصب کرد. اگر محصول بر روی رایانهای نصب شده باشد که آن نیز یک Web Front-end شیرپوینت است، فوراً میتواند از طریق سرور با حقوق کاربر متصل به آن مدل شی شیرپوینت متصل شود.
نسخه آزمایشی Metalogix را می توانید از اینجا دانلود کنید
https://www.quest.com/products/metalogix-content-matrix/
Brief on Migration(توضیحاتی درمورد انتقال)
انتقال شیرپوینت فرآیندی است که در آن تمام محتوای موجود در اشتراک فایل یا شیرپوینت خود را می گیریم و آن را به یک محیط جدید یا موجود منتقل می کنیم. در این مقاله، ما سایتی را منتقل میکنیم که دارای Site Column، Content Type، List with Lookup field و Metadata field، Custom View، Document Library with versioning enabled، لیست مرتبط با Workflow طراح، و صفحات با وب پارت ها است. همچنین، نحوه استفاده از فیلترهای موجود در ابزار Metalogix Content Matrix را برای فیلتر کردن یک Site/List/Libraryو تغییر نام Site/List/Library در حین انتقال از On-Premise SharePoint 2013 به SharePoint Online با استفاده از ابزار Metalogix Content Matrix بررسی خواهیم کرد.
مراحل انتقال:
در زیر مراحلی برای انتقال سایت از On-Premise به SharePoint Online وجود دارد. ما همچنین configuration مورد نیاز برای ارتقای یک site به site collection را در طول انتقال بررسی می کنیم.
- Connect SharePoint 2013 and SharePoint Online Sites to the tool
- Prerequisite Migration Step
- Migration Configuration
Connect SharePoint 2013 and SharePoint Online Sites to the tool
برای انتقال یک سایت از یک منبع به هدف، هر دو سایت باید به ابزار متصل شوند. در زیر مراحل اتصال On-Premise و SharePoint Online به این ابزار و نحوه پیکربندی پروکسی و افزودن certification آورده شده است.
Connect to source and target site
در منوی نوار، Connection -> Connect to SharePoint، یک پاپ آپ “SharePointLogon” باز می شود.
Connection Options
در مرحله بعد، سایت On-Premise را با دادن آدرس سایت در کادر متنی Address متصل می کنیم.
Proxy Option
proxy server کامپیوتری است که به عنوان یک واسطه برای ارسال درخواست مشتری به سرور دیگری عمل می کند تا نتایج را به مشتری بازگرداند. استفاده از سرور پروکسی می تواند به افزایش امنیت intranet کمک کند و به بهبود زمان پاسخگویی به client search requests کمک کند. چنین تنظیماتی ممکن است به ابزار اجازه اتصال به سرور منبع/هدف را ندهند.
برای اتصال سرور فعال با پروکسی، در تب گزینههای پروکسی، «Enable Proxy» را علامت بزنید و نام Server و Port را در قسمت متن وارد کنید.
Included Certificates
SSL certificates اتصال ایمن بین client-server را فراهم می کند. راه اندازی HTTPS در سایت های شیرپوینت یک security addition است. چنین سایت هایی ممکن است به ابزار متصل نباشند، برای اتصال چنین سایتی بر روی “Add Installed Certificate” کلیک کنید و certificate مناسب را در “Included Certificates” اضافه کنید.
پس از ارائه site URL و پیکربندی proxy و Certificate ، روی “OK” کلیک کنید تا سایت منبع به ابزار متصل شود. پس از برقراری ارتباط، سایت در صفحه زیر لیست می شود.
Connecting SharePoint Online Tenant Site
هنگامی که اتصال سایت منبع برقرار شد و تنظیمات پیکربندی شد، اکنون به SharePoint Online Tenant Site متصل خواهیم شد.
برای اتصال به SharePoint Online Tenant Site،باید Tenant URL را در Address input box وارد کنید و روی “OK” کلیک کنید، پس از اتصال tenant Site، در قسمت زیر لیست می شود.
Prerequisite Migration Step
انجام prerequisite steps مانند mapping users بین منبع و محیط مقصد و دادن مجوز مناسب به کاربر قبل از انجام انتقال .
مراحل زیر نحوه استفاده از Configure Global Mapping را برای Mapping کاربران بین منبع و محیط هدف و ارائه دسترسی مدیر فروشگاه اصطلاحی در Sharepoint Admin Center به حسابی که برای اتصال tenant site به ابزار استفاده شده است، توضیح می دهد.
Configure Global Mapping
User mapping باید قبل از انتقال سایت انجام شود. این به ابزار کمک می کند تا حساب کاربری SharePoint Online را با یک کاربر موجود در محیط On-Premise شناسایی و نقشه برداری(map ) کند.
در منوی نوار، به Settings -> Configure Global Mapping بروید، این Specify Global Mapping dialog را باز می کند.
Source Site را در پنجره سمت چپ dialog box انتخاب کنید، پس از انتخاب سایت، همه کاربران در زیر صفحه آیتم ها لیست می شوند.
در قسمت سمت راست کادر محاوره ای، Target Site را انتخاب کنید، پس از انتخاب سایت، همه کاربران در زیر صفحه آیتم ها لیست می شوند.
کاربر را در سمت چپ و سمت راست کادر “Specify User Mapping” انتخاب کنید و روی “Map” کلیک کنید. ورودی در صفحه زیر انجام خواهد شد.
برای unmap یک کاربر، ورودی زیر را انتخاب کنید و روی «Unmap» کلیک کنید.
Configuring Term Store Administrator
Metadata terms تنها زمانی انتقال مییابد که حساب مورد استفاده برای اتصال tenant site به ابزار دارای administrator privileges در Term Stores در SharePoint Admin Center Page باشد.
Term Store را در SharePoint Online Tenant Site باز کنید.
Administrator username را در Term Store Administrators people picker ارائه کنید.
Migration Configuration
Configuration wizard دارای بخش های مختلفی است که هر بخش را می توان با پیکربندی گزینه ارائه شده توسط Metalogix کنترل کرد. ما تمام بخش ها را مرور می کنیم و گزینه ارائه شده را بررسی می کنیم. در زیر مراحلی که برای انتقال سایت باید طی شود آورده شده است.
Copy Site
در منوی نوار، “Connection” را انتخاب کنید، همانطور که قبلا source و target site را متصل کرده ایم، سایت load می شود.
در نمای Explorer، گره سایت مورد نظر را انتخاب کنید، کلیک راست کرده و “Copy Site” را انتخاب کنید.
Paste Site as Subsite
سایت مورد نظر را انتخاب کنید، کلیک راست کرده و “Paste Site as Subsite” را انتخاب کنید.
با کلیک بر روی «Paste Site as Subsite» یک نمای ساده از پیکربندی گزینههای Site Copying باز میشود.
Simplified View
در نمای ساده شده، مقدار پیش فرضی که در حالت پیشرفته نمایش داده می شود به طور خودکار اعمال می شود. اگر میخواهید مقدار گزینه را تغییر دهید، روی «Advanced Mode» کلیک کنید و به رابط حالت پیشرفته بروید.
با کلیک بر روی “Advanced Mode” در پایین wizard، رابط حالت پیشرفته load می شود که در آن wizard جدید در بخش های مختلف طبقه بندی می شود و گزینه ای برای تغییر مقادیر پیش فرض خواهد داشت.
در زیر توضیح دقیق هر بخش در configuration wizard آمده است.
Migration Mode
این گزینه ای را برای انتقال/کپی کردن سایت بر اساس نیاز کاربر می دهد.
Full Copy: تمام site content را در target site کپی می کند.
Incremental Copy: تمام site content از زمان آخرین انتقال کپی می شود.
Custom Copy: در 3 بخش طبقه بندی شده است.
- Existing Sites
کاربر گزینه ای برای بازنویسی سایت ها دارد یا می تواند هر کدام را از گزینه داده شده به روز کند.
- Existing List
کاربر گزینه ای برای بازنویسی لیست ها دارد یا می تواند هر کدام را از گزینه داده شده به روز کند.
- Existing Items / Documents
کاربر گزینه ای برای بازنویسی Items / Documents دارد یا می تواند هر کدام را از گزینه داده شده update کند.
Site Option
Site Option: به کاربر امکان می دهد site template مورد نظر را انتخاب کند و نام سایت را در target تغییر دهد.
این به کاربر اجازه می دهد تا انتقال را کنترل کند. به عنوان مثال، اگر کاربر بخواهد child را کپی نکند، کاربر می تواند تیک Copy Child Sites recursively را بردارد.
در اینجا، “Rename Site” را انتخاب کرده ایم تا در هنگام انتقال ، نام سایت را به “News 2018” تغییر دهیم.
List Content Options
این ابزار به کاربر اجازه می دهد تا list migration(انتقال لیست) را configure(پیکربندی) کند.
اگر انتقال نباید subfolders را کپی کند، کاربر میتواند علامت «Copy Subfolders recursively» را بردارد. کاربر همچنین میتواند از انتقال نسخه استفاده کند.
Managed Metadata Options
هر Managed Metadata Term group که در سایت استفاده شده است به target منتقل می شود.
برای انتقال metadata، سرویس On-Premise Metadata باید به سرویس SharePoint Online Metadata map شود.
روی دکمه “…” در Map term stores برای مهاجرت کلیک کنید، با این کار کادر محاوره ای “Map Term Store” باز می شود.
با کلیک راست بر روی term store، منوی “Map to” ظاهر می شود که در آن کاربر باید SharePoint Online Managed Metadata Term Service را انتخاب کند.
Web Parts Options
گزینه Web part گزینه ای را ارائه می دهد که در آن کاربر می تواند انتخاب کند که آیا می خواهد web parts را در landing page کپی کند.
Permissions Options
Permission options به کاربر اجازه میدهد تا Permission level را کپی کند و همچنین ببیند آیا unique permission در list/library/items اعمال میشود یا خیر.
Mapping Options
Mapping Options این امکان را برای کاربر فراهم میکند که کاربران و گروهها را map کند و امکان تغییر نام سایتها، لیست ها و پوشهها را به کاربر میدهد.
برای تغییر نام یک لیست، «Rename Specific Sites, Lists and Folders» را فعال کنید و روی دکمه «…» کلیک کنید، کادر محاورهای باز میشود که در آن تمام محتوای سایت منبع فهرست میشود.
برای تغییر نام روی گره مورد نظر کلیک راست کرده و “Rename Selected Node” را انتخاب کنید.
New List Name and Title را در کنترل “Rename Settings” ارائه دهید.
پس از تغییر نام، ورودی در “List of Renamed Tasks” ظاهر می شود.
Filter Options
گزینههای فیلتر به کاربر امکان فیلتر کردن را میدهند، کاربر میتواند یک قانون/شرط بنویسد تا در حین انتقال یک Site, List, Item and Site Column خاص را رد کند/ شامل شود.
فیلتر مورد نظر را فعال کرده و روی دکمه “…” کلیک کنید تا قانون را برای فیلتر بنویسید.
Field, Operator و Value مناسب را برای ایجاد یک قانون فیلتر انتخاب کنید.
پس از ایجاد قانون، قانون را در «Apply filter on Lists and Libraries» رعایت کنید.
در صورت تصویب condition یا rules ، یک فیلتر، محتوا را منتقل می کند.
در انتقال بالا، منظور از “Ignore List” ، همان skip است، بنابراین قانون مانند “Name must not equal Ignore List” است. اگر نتیجه شرط “True” باشد، همه لیست ها منتقل می شوند.
Workflow Options
یک کاربر گزینه ای برای انتخاب اینکه آیا workflow باید منتقل شود یا خیر، دارد.
General Option
General Option دارای گزینه های انتقال کلی است، جایی که ابزار گزینه ای برای تغییر URL قدیمی (On-Premise) به URL جدید SharePoint Online می دهد. کاربر همچنین میتواند SMTP و جزئیات ایمیل را در «Send E-Mail After Copy» پیکربندی کند تا ایمیلی از ابزار با جزئیات گزارش دریافت کند.
Run Migration
با کلیک بر روی “Run” انتقال آغاز خواهد شد.
پس از تکمیل انتقال، این ابزار گزارش دقیقی را در اختیار ما قرار می دهد که برای پیگیری خطاها مفید خواهد بود.
Job Panel
تمام لیست های کارهای انجام شده/ذخیره شده با جزئیات نمایش داده می شود. Saved Job را می توان اجرا کرد و همچنین می توانیم جزئیات گزارش کار را بررسی کنیم.
روی هر شغلی کلیک کنید گزارش کار خاص دریافت میشود. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد job item، با کلیک بر روی job item در Log Viewer جزئیات مربوط به Log Item را دریافت خواهید کرد.
Log Viewer
Log Viewer لیستی از تمام اقدامات انجام شده توسط ابزار را به ترتیب اجرا نشان می دهد.
Log Item Details
Log Item Details به تفصیل درباره کار انجام شده توسط ابزار توضیح می دهد.
warning زیر “Adding referenced user” ممکن است زمانی رخ دهد که کاربر در “Global User Mapping” نقشه برداری نکرده باشد.
error زیر “Copying Web Parts on Form Page” ممکن است زمانی رخ دهد که نام لیست در سایت هدف تغییر نام داده شود. این ابزار مرجع نام لیست قدیمی را خواهد داشت و سعی می کند فایل NewForm.aspx را با همان مرجعی که تغییر کرده است منتقل کند.
Migrate Site Collection to SharePoint Online Site Collection
در نمای Explorer، گره site collection مورد نظر را انتخاب کنید، کلیک راست کرده و Copy Site را انتخاب کنید.
در قسمت Explorer View، گره site collection مورد نظر را انتخاب کنید، کلیک راست کرده و “Paste Site Collection -> Admin Mode” را انتخاب کنید.
یک گزینه اضافی “Site Collection Options” هنگام انتقال به مجموعه سایت پیدا می شود.
کاربر باید Template مناسب را طبق site collection منبع انتخاب کند و URL سایت را وارد کند تا در سایت target ایجاد شود.
یک سایت می تواند به عنوان یک مجموعه سایت در target تبلیغ شود. در حین paste کردن، کاربر باید یک tenant node را انتخاب کند و کلیک راست کرده و یک paste انجام دهد.
Migrate an Item from On-Premise to SharePoint Online Site
List/Libraries را انتخاب کنید و روی «Item View» در منوی تب کلیک کنید تا همه موارد load شوند.
موارد List/Library در صفحه بارگذاری میشوند.
Item/Document مورد نظر را برای کپی انتخاب کنید، کلیک راست کرده و روی “Copy” کلیک کنید.
List/Libraries مورد نظر را در سایت مورد نظر انتخاب کنید و «Item View» را در Tab Menu انتخاب کنید، همه item/documents در صفحه بارگیری میشوند. روی پنجره کلیک راست کرده و روی «Paste Selected Item» کلیک کنید.
Create Site, List in Advance Mode
در منوی نوار به Settings -> Enable Advanced Mode بروید، این additional control را در Context Menu فعال می کند.
Context menu با قابلیت های اضافی load می شود.
Create List
روی سایت مورد نظر کلیک راست کرده و در منوی زمینه «Create List» را انتخاب کنید.
Site URL, Title, Description و Type را پر کنید.
Create Site
روی سایت مورد نظر کلیک راست کرده و در منوی زمینه «Create Site» را انتخاب کنید.
Site URL, Title, Description و Templateرا پر کنید.
Quick Launch Settings
بر روی سایت مورد نظر کلیک راست کرده و “Change Site Settings” -> “Quick Launch Settings” را در منوی زمینه انتخاب کنید.
با کلیک بر روی “Quick Launch Settings”، یک پاپ آپ “Change Quick Launch Settings” باز می شود. پنجره تنظیمات گزینه ای برای تغییر Current Navigation settings خواهد داشت.
Comparison After Migration
All Site Content
مطابق با پیکربندی بالا، “On-Premise List” به “O365 List” منتقل شده و نام آن تغییر یافته است، و طبق قانون فیلتر، “Ignore List” به عنوان بخشی از یک انتقال گنجانده نشده است. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Site Column
تمام ستون های custom site به سایت SharePoint Online منتقل شده اند. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Content Types
همه custom Site Content Types به سایت SharePoint Online منتقل شده اند. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Metadata
Term Store group با نام “Company Location” از On-Premise به SharePoint Online منتقل شده است، همانطور که در لیستی که بخشی از این انتقال بود پیکربندی شده است. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Landing Page Web part
همه page ها با web part ارائه شده در On-Premise به شیرپوینت آنلاین منتقل شده اند. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Document Library
تمام document های موجود در “Documents Library” با نسخه سازی به سایت SharePoint Online منتقل شده اند.
- On-Premise
- SharePoint Online
List
تمام item های موجود در “Employee Detail” با lookup و metadata field به سایت SharePoint Online منتقل شده اند. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise List Data
- SharePoint Online List Metadata Data Field
- SharePoint Online Lookup Field
List View
Custom list view با نام “Formatted View” با versioning به سایت SharePoint Online منتقل شده است. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
Workflow
آخرین Workflow منتشر شده به سایت هدف منتقل می شود و با list/library مناسب مرتبط می شود، در حالی که workflow stage منتقل نمی شود. در صورت لزوم، ممکن است کاربر نیاز به راهاندازی مجدد Workflow در موارد قدیمی داشته باشد.
Workflow همانطور که انتظار می رود برای موارد جدید اجرا می شود. در زیر اسکرین شات منبع (On-Premise) و هدف (SharePoint Online) آمده است.
- On-Premise
- SharePoint Online
- On-Premise Workflow Settings
SharePoint Online Workflow Settings
چند ابزار دیگر برای انتقال از شیرپوینت On-Premise به شیرپوینت آنلاین استفاده می شود.
Microsoft FastTrack: این سرویس مایکروسافت است که به شما کمک می کند تا به Office 365 وارد شوید.
Windows PowerShell: از cmdlet های PowerShell برای انتقال محتوا از سایت های SharePoint Server به Office 365 استفاده کنید.
Third-party tools با کپی کردن SharePoint Lists, Libraries, Sites, Workflows و Documents، تجربه انتقال را ساده میکنند.
چند ابزار انتقال که در زیر ذکر شده است.
- Metalogix Content Matrix
- Microsoft SharePoint Migration Tool
- Sharegate
- Saketa SharePoint Migrator
نحوه استفاده از انتقال سفارشی شده شیرپوینت On-Premise به شیرپوینت آنلاین و نحوه استفاده از ابزارهای دیگر برای انتقال سایت ها از شیرپوینت On-Premise به شیرپوینت آنلاین را در مقالات آینده بررسی خواهیم کرد.
Summary
در این مقاله نحوه انتقال یک سایت از On-Premise به شیرپوینت آنلاین، انتقال List/Library item و ارتقای site به Site Collection با استفاده از Metalogix Content Matrix Tools را مشاهده کردیم.